一直以來，項目電子檔案及用戶回訪工作是項目管理中重要的環(huán)節(jié)，前者記錄工程項目概況及主要實物工作量；專業(yè)工程劃分、專業(yè)施工隊及工程分包內(nèi)容；工程重要控制點和工程施工管理重要事件；施工項目部主要人員信息。相當(dāng)于一個項目的履歷表，項目經(jīng)理及管理人員的業(yè)績表。為今后選用項目經(jīng)理，分承包方提供依據(jù)；而用戶回訪則是工程交付使用后，在保修期內(nèi)由施工單位主動到建設(shè)單位或用戶進(jìn)行回訪，了解使用情況和問題，對保修范圍內(nèi)的質(zhì)量問題，負(fù)責(zé)修理，使之達(dá)到可以正常使用的水平。①有利于促進(jìn)項目部重視項目管理，提高工程質(zhì)量。②可以聽取用戶意見,履行回訪保修承諾,改進(jìn)工程質(zhì)量; ③有利于改進(jìn)服務(wù)方式,增強(qiáng)用戶對承包人的信任感，樹立了為用戶服務(wù)的良好企業(yè)形象，因此通過信息化技術(shù)將二者存入數(shù)據(jù)庫，以便于進(jìn)行查詢和統(tǒng)計分析是很有必要的。

公司在項目電子檔案及用戶回訪工作上的主要問題 1、項目電子檔案是自開工起至項目竣工后的動態(tài)管理和維護(hù)過程，中間需要《工程項目電子檔案表》進(jìn)行不斷更新并傳遞到項目管理部、生產(chǎn)設(shè)備部、質(zhì)量管理部，信息分散，傳遞過程費時費力，效率低。 2、用戶回訪工作首先要建立年度用戶回訪計劃，由于石化公司很多項目沒有工程質(zhì)保金，所以在用戶回訪計劃有時出現(xiàn)漏項，一些項目未進(jìn)行回訪，另外在用戶回訪單返回后，只是簡單保存，沒有對回訪數(shù)據(jù)沒有進(jìn)行統(tǒng)計分析，不利于對項目及項目經(jīng)理的評價工作，也很難對歷年用戶回訪情況進(jìn)行大數(shù)據(jù)挖掘和分析。

勤哲EXCEL服務(wù)器的開發(fā)優(yōu)勢

根據(jù)有關(guān)負(fù)責(zé)人介紹，勤哲Excel服務(wù)器是一個面向最終用戶的信息系統(tǒng)設(shè)計與運行平臺。它利用Excel作為主要操作界面，結(jié)合了數(shù)據(jù)庫技術(shù)、工作流技術(shù)和Web技術(shù)。只要會用Excel，就能夠設(shè)計和實現(xiàn)符合自己需要的網(wǎng)絡(luò)化的管理信息系統(tǒng)。

由于項目電子檔案表和用戶回訪單都是表格形式，可以使用勤哲Excel服務(wù)器電子表格，基于此我采用勤哲EXCEL服務(wù)器建立信息平臺，它的優(yōu)勢如下：1. 能夠把Excel文件的內(nèi)容保存到數(shù)據(jù)庫中；2. 能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)據(jù)的自動匯總統(tǒng)計；3. 能夠設(shè)定工作流，使Excel表單按規(guī)定流轉(zhuǎn)傳遞；4. 不僅能支持局域網(wǎng)內(nèi)的應(yīng)用，還可以支持互聯(lián)網(wǎng)上的應(yīng)用，使得外地分支機(jī)構(gòu)的人員能夠通過網(wǎng)頁填報表單，實現(xiàn)遠(yuǎn)程管理；5. 還能夠與企業(yè)已有的其它管理軟件如財務(wù)系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)等進(jìn)行數(shù)據(jù)集成，消滅企業(yè)中的信息孤島；

勤哲Excel服務(wù)器開發(fā)概述

1、項目電子檔案

1）如上圖，項目電子檔案分為項目電子檔案和項目電子檔案查詢兩個模塊，其中項目電子檔案自動按合同簽訂日期所在年數(shù)進(jìn)行排列。

2）如上圖，項目電子檔案可以通過EXCEL錄入項目基本信息，包括合同工期、實際竣工日期、項目重要事件、項目部主要成員、項目作業(yè)單位及分包情況，點擊保存可以直接存入數(shù)據(jù)庫。3）如上圖，項目電子檔案查詢可以通過年度范圍、承包模式、項目經(jīng)理、合同金額范圍、建設(shè)單位、作業(yè)單位、分包方名稱等關(guān)鍵字進(jìn)行組合查詢。點擊工程名稱可以查詢到該項目電子檔案具體信息。2、用戶回訪 1）如上圖，工程用戶回訪分為年度用戶回訪計劃、用戶回訪單、年度用戶回訪完成情況查詢和用戶回訪滿意度匯總查詢四個模塊。 2）如上圖，首先建立年度用戶回訪計劃，回訪計劃中的項目與項目電子檔案通過項目編號相關(guān)聯(lián)，只有在項目電子檔案的未回訪項目才可以選擇列入回訪計劃中。 3）如上圖，這是選擇好工程名稱后，因為項目電子檔案已錄入過建設(shè)單位、竣工日期等信息，這些信息通過項目編號關(guān)聯(lián)直接傳遞過來，不用再重復(fù)錄入，錄入回訪計劃時間、執(zhí)行單位就建立好年度用戶回訪計劃，點擊保存存入數(shù)據(jù)庫，以上工作都是在EXCEL上直接進(jìn)行操作。

4）如上圖，用戶回訪結(jié)束后，將用戶回訪單數(shù)據(jù)錄入，將掃描件作為附件上傳。 5）如上圖，通過年度用戶回訪完成情況查詢模塊，可以對用戶回訪情況按年度和回訪情況進(jìn)行查詢，一目了然，通過工程名稱（藍(lán)色字體）可以鏈接到該項目的用戶回訪單，查詢用戶回訪單具體信息。

6）如上圖，通過用戶回訪滿意度查詢模塊，可以按年度對評價內(nèi)容得分情況進(jìn)行查詢，各項目總體得分及各評分項得分情況一目了然，可以據(jù)此對服務(wù)進(jìn)行改進(jìn)和對項目進(jìn)行考核。

淺析勤哲EXCEL服務(wù)器在WEB上應(yīng)用

如上圖，所用信息均可以通過局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行查詢，并可導(dǎo)出成excel文件，在手機(jī)上也可查詢,并可通過二維碼直接識別。

結(jié)束語

不少企業(yè)主表示，利用勤哲excel服務(wù)器搭建的系統(tǒng)，給我們的日常工作帶來了許多便利，便于企業(yè)自主創(chuàng)造、功能強(qiáng)大，關(guān)鍵是上手簡單，目前勤哲Excel服務(wù)器已在項目管理部推廣使用，得到了同事的肯定。

必須說明的是，項目電子檔案及用戶回訪工作是一項綜合性工程，涉及高復(fù)雜度的項目管理工作。行業(yè)從業(yè)公司需要根據(jù)項目特點，由業(yè)務(wù)管理部牽頭，利用扁平化的管理優(yōu)勢高效地調(diào)動設(shè)計部、開發(fā)部、技術(shù)平臺部、運營支撐部及實施部等各部門適合人員，組建滿足定制化需求的項目團(tuán)隊開展項目建設(shè)。同時，公司還應(yīng)該建立規(guī)范化的項目管理流程，能有效管理項目成本和交付時間。高效的項目管理體系以及規(guī)范化的項目管理流程相結(jié)合，為公司提升項目管理效率，有效管理項目成本，保障項目順利完成，提供了堅實支撐。

審核編輯 黃宇