2023 年，ChatGPT大火 ，讓微軟再次成為IT界關注的焦點。

3月中旬，微軟發布了GPT-4平臺支持的新AI功能，名為Copilot，它將適用于Word、PowerPoint、Excel、Outlook這些微軟熱門的Microsoft 365商業軟件。

微軟的聲明稱，Copilot的功能比簡單地“將OpenAI的ChatGPT嵌入到Microsoft 365中”更強大。

這顯示出Microsoft 365這款協同平臺，在微軟企業級產品線中，占據著舉足輕重的地位！

Microsoft 365到底能為企業帶來怎樣的價值？與業界眾多協同工具相比，Microsoft 365有什么不一樣？

Microsoft 365

的核心價值

CIO圈子有一個流傳已久的梗，當老板問起，數字化系統的投資價值如何評估時，CIO竟無言以對.....

這反應一個現狀: 評估數字化系統的價值非常難。

究其原因，是因為大多數系統創造價值的邏輯并不是直接“降本”——即降低企業的“顯性成本”；而是通過“增效”或者“降低風險”的方式，來降低企業的“隱形成本”，因此很難說清楚IT系統的價值。

新一代協同平臺Microsoft 365，如何幫助企業，大幅度降低“不可見成本”，實現“降本增效”，例如：

• 怎樣幫助員工，一個入口，打通所有應用，減少碎片化溝通中的“撕裂感”，告別系統切換中的混亂與沮喪！

• 怎樣幫助IT，一站式搞定所有應用系統的部門、角色、權限管理、自動化實現對所有系統的部署、運維、管理升級？

• 怎樣幫助企業，構建“零信任”的安全體系？大幅度降低因為勒索工具、網絡釣魚等因素，帶來的潛在安全風險。

圖1：Microsoft 365能幫助“殺死”的三類“隱性成本”

1、對于員工：Microsoft 365

怎樣“殺死”低效導致的時間成本？

在使用IT系統中，影響員工生產力、工作效率，帶來“不可見成本”的主要場景有哪些？

(1)使用多平臺和應用時切換的時間成本

(2)用戶使用新終端和新平臺前等待配置的時間成本

(3)碎片化信息的溝通成本

(4)由于人員流動帶來的時間成本

(5)通過靈活辦公可節約的辦公室空間租賃成本

(6)通過更高效的遠程會議可節約的差旅成本

Microsoft 365怎樣幫助企業降低這6種不可見成本呢？

核心思路是，幫助企業構建“一站式”的溝通協作與生產力平臺，成為企業的“數字化中樞”。

圖2：一站式的溝通協作與生產力平臺

首先，Microsoft 365是一個“一站式溝通平臺”

Microsoft 365幫助每一位員工，把所有碎片化的消息，整合到統一入口，形成了統一消息中樞，這些信息包括：

①即時消息

②音視頻會議

③共享文檔

④郵件

⑤企業網盤

⑥項目協同中的文檔、會議、進度信息

信息入口的整合為什么如此重要？

我們知道，創新對于今天的企業越來越重要，但創新來自哪里？

創新來自于團隊之間隨時隨地的溝通；創新來自于打破現有組織框架，形成跨部門，甚至跨企業的“臨時項目組”的交流——跨領域、跨組織的碰撞，帶來的化學反應。

正因如此，與上一代協同平臺強調“流程審批”不同；新一代協同平臺，更強調“溝通協作”，并且提供了極其豐富的工具：即時通訊、郵件、網盤、共享文檔、音視頻會議、項目協作等等。

但是，豐富的溝通和協作工具，也帶來另外一個問題，即碎片化溝通中的“撕裂感”，會議討論的內容、最新的工作安排、協同編輯的文檔，往往散落在：即時通訊工具、郵件、共享文檔、一次次會議中；員工往往因此而陷入“疲于奔命”的焦慮感中，導致效率降低。

這正是“一站式溝通平臺”、“統一消息中樞”帶來的價值，無論在任何一個溝通工具產生的消息，都可以推送到員工桌面，提醒他處理，這樣就有效避免了員工陷入各種碎片化信息中的“撕裂感”，有效消彌了因為混亂而導致了低效，從而達到提高生產力，降低“不可見成本的”作用。

Microsoft 365還是一個“一站式應用入口”

除了“碎片化溝通”帶來的低效，另外一個導致員工低效的原因是，使用太多系統，并且在多個系統登陸、切換，帶來的時間成本！

隨著數字化的推進，很多企業和組織，已經建立了十幾個、甚至數十個應用系統，如果員工在不同系統之間切換時，需要頻繁的打開新的界面、重新登陸、再次身份識別....這將是一場效率的災難。

Microsoft 365可以讓員工一個賬號登陸以后，在各個系統之間“無感知”的切換，既包括WORD、EXCLE、PPT等Office軟件的桌面端、移動端、網頁端等多個版本；也包括：郵件系統、信息溝通平臺、 文檔管理系統、會議系統、企業網盤等各個溝通協作系統；還包括ERP、CRM等業務系統。

概括起來，從員工層面看，Microsoft 365是員工一站式的溝通、一站式的應用入口，通過整合為一個“消息和應用中樞”，避免多入口帶來的割裂感和多系統切換帶來的低效和焦灼感，從而大幅度降低了因此而帶來的“隱性成本”。

2、對于IT部門：Microsoft 365

怎樣”殺死”IT運維管理中的“隱性成本”？

IT運維工作的特點，往往是有大量的重復性、基礎性工作，這些工作，IT部門不得不做，但是其價值很難得到老板的認可，因此也頗讓CIO、IT經理感到“頭疼”，這些工作往往包括：

• 每個業務系統的人員增、刪、改、查

• 每個業務系統的部門、角色、權限設置

• 每個終端、每個設備的軟硬件升級

• 每個終端、每個設備、每套系統的運行情況監測

如果IT部門一直陷入這種低價值的工作，IT部門的存在價值很難得到公司的認同！

Microsoft 365怎樣幫助IT部門“解放”呢？

Microsoft 365提供了統一的全局信息管平臺，其提升IT運維效率的價值，體現在以下幾個方面：

(1)一個平臺，搞定所有系統的部門、角色、權限設置

在一個平臺，完成所有系統的用戶增刪改查、部門角色管理、權限設置，從而極大提高系統配置效率。

(2)一個窗口，監控所有系統運行情況

企業IT管理員可以在一個管理界面中對企業應用全局管控，包括監控各應用運行狀態、設置敏感標簽策略、安全防護策略。

(3)一個界面，輕松完成所有設備部署、軟件升級

在管理員界面，即可實現自動更新，輕松完成設備部署、軟件管理、安全更新、操作系統管理等等高頻操作。

圖3：IT分散管理帶來的問題

(4)AI加持，自動化的預判，實現“事半功倍”

智能化功能可向IT管理人員實時呈現需要被關注的數據并給出下一步操作建議，幫助管理人 員及時對最緊要的問題快速作出響應，同時還可以將IT關心的、每天需要交互的任務和數據進行可視化呈現，幫助IT管理員一目了然獲取最重要的信息。

通過以上功能，Microsoft 365能幫IT部門從繁瑣的低價值工作中解放出來，關注更多業務創新，為企業帶來新的價值。

3、對于企業安全：Microsoft 365

怎樣大幅度降低企業的安全風險？

大多數企業都會使用多家軟件服務商提供的產品和方案，而企業使用的服務商越多，意味著保證安全策略的一致性的難度和復雜度就越大，因為多云和多平臺環境的復雜性可能會造成更多的安全漏洞，從而給無孔不入的黑客留下了可乘之機。

此外，不同版本的軟硬件設備、不同系統以及不同的設置條件，都會存在不同的安全漏洞，這些潛在的安全漏洞將會對軟件本身和其應用系統產生嚴重的信息安全威脅，造成巨大的經濟損失。

圖4：混合辦公下，企業面臨的安全挑戰

Microsoft 365從底層架構構建了企業安全的生產力，包括：

(1)使用零信任體系，夯實安全基礎架構

企業需要打造零信任基礎架構的安全體系，全方位識別并響應針對身份、設備、數據、應用、基礎架構和網絡等多層面的訪問風險，確保對數據、應用和信息安全訪問。

Microsoft 365為企業搭建“零信任” 的安全架構，可以幫助企業降低45%的數據泄露概率，并降低50%的整體IAM安全管理成本，減少75%用戶引發安全事件的可能性。

(2)利用自動化威脅防御體系，主動響應威脅

企業需要借助AI和自動化能力，主動檢測并響應已知或未知的威脅，并自動化修復潛在的安全問題。通過對外部攻擊進行可視化，提前預警、阻斷并進行溯源，大大降低對人為判斷和干預的依賴，實現現代化安全運營。企業需要能夠對敏感數據進行自動識別、分類分級、標記并應用保護策略、實現數據審計以及電子證據發現，跟蹤全周期數據流轉過程。此外還可以進行隱私保護、內部風險發現、溝通合規性管理，以強化與數據相關的全部保護策略。

Microsoft 365

有什么“殺手級”功能？

看到這里，您或許會感慨，Microsoft 365在提升效率，降低“隱性成本”上確實有比較清晰的價值，功能也非常強大。但是這些理念、功能，似乎在業界其他產品中，也有影子。Microsoft 365似乎更像是一個大而全，集成的“企業操作系統”，有什么是Microsoft 365獨有的“殺手級”功能？

另外一個問題是，在協同越來越便利的同時，會不會有信息被泄露的隱患？怎樣做到既能高效協同，又能安全可控？

Microsoft 365中的“團隊”及其下面的“頻道”功能，正是解決這個問題的“殺手級功能”！

1、高效“群聊”帶來的“信息失控”

今天企業越來越多的涌現出“臨時的”項目制“組織”，表現為共同完成一個“項目”或者任務，組織成員通常包含企業內部不同部門的成員，甚至是企業外部成員，例如潛在供應商、客戶的人員。

通常，這個“臨時項目團隊”需要即時群聊、資料共享、項目同步、發起各種音視頻會議等等.....

為了提高溝通效率，您的通常做法是什么？把所有相關人員都拉到一個微信群里，或者是啟用其他平臺的群組功能，在一個群組里，共享消息、文檔、同步項目進展、發起會議。這里甚至包括了潛在供應商、客戶的相關人員...

這時，您會發現，您企業的信息，正在面臨失控！對于內部員工，您之前在系統中，精心配置的部門、角色、身份相關的權限已經“失效”；對于外部伙伴，信息分享的邊界如何控制？您更無能為力！

2、Microsoft 365如何靠

“團隊”“頻道”功能解決這個問題？

您需要在Teams里，為這個臨時的項目創建一個“團隊”（即群組）

首選，在“團隊”里沿襲對每一位內部員工的權限設置

對于每一位內部員工，他的部門、角色、崗位、權限等相關設置，在這個新的“團隊”中同樣是適用的。這樣就有效避免了通過微信群，或者其他協同平臺的群組功能可能帶來的“權限失效”的問題。

然后，可以用“頻道”功能，解決外部伙伴的信息安全問題

內部員工好解決，外部員工怎么辦？

這就要用到Teams特有的“頻道”功能了，您可以在“團隊”下面”根據主題/任務，設立Teams頻道，相當于一個虛擬組織下，可以對不同人員的權限，進行再次分組，這樣實現對主題/任務的層次化和精細化管理。

例如通過“隱私頻道”和“共享頻道”、“隱私頻道”中設置內部員工，“共享頻道”可以設置供應商或者客戶等外部伙伴。

這樣，在不同的頻道里，分別發布可以公開信息和隱私信息，從而有效解決信息安全的問題。

圖5：如何快速搭建一個Teams團隊

3、關于“頻道”的一個案例

這里有一個案例，講某大型制造業的招投標項目團隊如何通過Teams數字協作空間同時解決效率和安全的問題。

首先，項目部主管在Teams中創建“招投標管理”團隊，通過員工公司身份統一添加和管理。

之后，在“招投標管理”團隊下，根據信息權限設置不同的“頻道”：“招標管理”“投標管理”、“跨組織溝通與協作”、“合同談判”等不同的“頻道”。

對于不同的頻道，賦予不同的信息分享權限，并把不同的人，分配到不同的“頻道”中。例如“招標管理”、“跨組織溝通與協作”屬于可以共享的信息，可以把潛在供應商分配到這些頻道；“投標管理”、“合同談判”等頻道，屬于“隱私信息”，則只分配內部員工進入該頻道。

然后，所有協同，例如公告、群聊、文檔協同編輯、音視頻會議，均分頻道開展。不同頻道的人，看不到其他頻道共享的信息。這樣，就既能提升協同效率，又能保證信息安全。

圖6：某大型制造業使用“Teams數字協作空間”的案例

最后，再通過Microsoft 365的“數字化中樞”的能力，把分散在各個“團隊”、“頻道”所有消息，統一整合到每一位員工的工作流中，大幅提升員工體驗和生產力。

ChatGPT加持下，

Microsoft 365將有哪些改變？

目前，由世紀互聯運營的Microsoft Teams國內版已經正式落地，AI筑底，未來可期，Microsoft Teams讓工作事半功倍。

關注微軟科技視頻號

了解更多科技前沿資訊

掃描二維碼下載微軟降本增效白皮書

了解Microsoft 365 企業級解決方案